Der österreichische Reha- und Kurbetrieb OptimaMed setzt auf die Expertise und Lösungen von Nuance Communications. Bei der Einführung von Spracherkennung ging es vor allem darum, den Arbeitsalltag der Ärzt:innen zu entlasten, Workflows zu optimieren und Ressourcen effizient einzusetzen. Das Ergebnis: Die Implementierung von Spracherkennung zahlt sich bereits nach kurzer Zeit aus, auch wenn es anfänglich Zeit und Umdenken benötigt.
Als Teil der SeneCura Gruppe betreibt OptimaMed in Österreich mehrere Rehabilitationszentren, Einrichtungen für Gesundheitsvorsorge und Kuranwendungen, physikalische Institute sowie ein Dialysezentrum. Die Rehakliniken setzten unternehmensweit auf die Spracherkennungslösung Dragon Medical.
Begonnen hat es im Rehabilitationszentrum Perchtoldsdorf. Der ärztliche Direktor des Zentrums sowie medizinischer Direktor von OptimaMed, Primar Dr. Sven-Thomas Falle-Mair stieß das Projekt zur Einführung der Spracherkennungslösung Dragon Medical Direct an. Der Grund war ein effizienteres Kosten- und Ressourcenmanagement. Denn das Rehazentrum lag im Rückstand mit der Ausstellung von Entlassbriefen. „Spracherkennung hat sich aus der Notwendigkeit ergeben, Kosten und Ressourcen einzusparen – mit Erfolg“, erinnert sich Falle-Mair. Seitdem erfolgt die medizinische Dokumentation automatisch und Patienten können taggleich entlassen werden.„Dadurch können personelle Ressourcen eingespart werden. Gleichzeitig gelang es, den Rückstand im Entlassmanagement binnen dreier Monate abzubauen“, so Dr. Falle-Maier.
Vom Tonband zur Spracherkennung
Bevor die medizinische Dokumentation mit Spracherkennung in Perchtoldsdorf zum Einsatz kam, diktierte die Ärzteschaft unter anderem die Patientenhistorie auf ein Tonband. Im Anschluss lag es an den Mitarbeiter:innen des Sekretariats, diese in einem langwierigen Prozess zu transkribieren und in das digitale System zu übertragen. „Seit Einführung der Spracherkennung haben die Ärzte alle Dokumente vorliegen und können sie direkt validieren, ohne das Sekretariat zu involvieren“, bestätigt Falle-Mair. Für das neue Projekt brauchte es keinen gesonderten Business Case, um die Anschaffung zu rechtfertigen. Da er selbst seit 2011 Dragon Medical in seiner Privatordination einsetzte, waren seine positiven Erfahrungen ausreichend, um das Management von der Notwendigkeit der Einführung zu überzeugen.
Spracherkennung verbessert die Workflows im Rehazentrum
Der Mehrwert von Spracherkennung für den ärztlichen Alltag in Perchtoldsdorf zeigte sich schon bald darauf. Durch dessen Einsatz ließen sich unternehmensweit Prozesse auf verschiedenen Ebenen erheblich verbessern und sind nun effizienter umsetzbar. Die Ärzteschaft ist seitdem in der Lage, die gesamte Dokumentation in nur einem Arbeitsgang zu erledigen und zu validieren. Sobald eine:r der Ärzt:innen beginnt zu diktieren, erscheint der Text sofort im Programm. Der digitale Text kann gleichzeitig angepasst und korrigiert werden. Dadurch entfallen überflüssige Arbeitsschritte. Darüber hinaus profitiert das Rehazentrum von der Standardisierung und beschleunigten Durchführung der medizinischen Dokumentation. Dies erfolgt über die Erstellung individueller Textbausteine sowie dem Einspeisen medizinischer Fachbegriffe in das System. All diese Prozessoptimierungen kommen ebenfalls der Verwaltung des Rehazentrums zugute. Diese muss die diktierten Texte weder transkribieren noch korrigieren und erhält dadurch mehr Zeit, sich auf andere wichtige Tätigkeiten zu konzentrieren. „Wir konnten die Qualität dieser Vorgänge deutlich verbessern. Insgesamt überwiegen die Vorteile die Kosten der Spracherkennung. Sie ist nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Spracherkennung ist die beste Unterstützung für medizinische Dokumentation“, beschreibt Falle-Mair den Mehrwert von Spracherkennung.
Die „Spur Mehraufwand“ zahlt sich aus
Neben dem Mehrwert weißt der ärztliche Direktor auf den Mehraufwand hin, denn auch die Implementierung von Spracherkennung ist mit einem gewissen Ressourcenbedarf verbunden. „Man muss erst den Umgang damit lernen“, stellt Falle-Mair fest. „Es ist eine Spur Mehraufwand in den ersten 4 bis 6 Wochen, mit dem man sich danach viel Zeit spart.“ Der Chefarzt zeigt sich verantwortlich für die Schulungen des Perchtoldsdorfer Reha-Personals in Sachen Spracherkennung – sein Enthusiasmus kam ihm dabei zugute, denn er half dabei, anfängliche Schwierigkeiten zu meistern.
„Wenn man mit dem Kasterl spricht…“
Was sagen denn eigentlich die Patient:innen zu Spracherkennung? Auch für sie ist offenbar der Umgang mit der modernen Technologie anfangs mit einer kurzen Gewöhnungszeit verbunden. „Am Anfang haben die Patienten komisch geschaut, wenn man sie untersucht und dabei gleichzeitig diktiert“, so Falle-Mair. Seine Herangehensweise: Er erklärt ihnen genau, was er macht und bittet sie freundlich darum, nicht zu reden, wenn er „mit dem Kasterl spricht“. Dafür stellt er das Mikrofon sogar direkt vor sich auf, damit seine Patient:innen es sehen. „Das schafft Transparenz“, ist er sich sicher. „Patienten zeigen Verständnis dafür und gewöhnen sich daran. Durch die Zunahme von Smartphones und Videokonferenzen werden die Patienten technologieaffiner.“
Die Zukunft von Spracherkennung bei OptimaMed
Heute nutzt OptimaMed die Spracherkennungslösung von Nuance unternehmensweit in allen Rehabilitationszentren und das mit großer Überzeugung: „Das Arbeiten mit Spracherkennung wird in allen Arbeitsabläufen immer präsenter. Dragon Medical von Nuance ist bis dato das Programm, welches mich am meisten überzeugt und mit dem ich am besten zurechtkomme.“ – so lautet das Fazit von Primar Dr. Sven-Thomas Falle-Mair. Aufgrund der erfolgreichen Umsetzung von Spracherkennung in Perchtoldsdorf entschied sich OptimaMed dazu, Dragon Medical ebenfalls in all seinen anderen Rehabilitationseinrichtungen zu implementieren. Ginge es nach Dr. Falle-Maier, so würde er auch die anderen Einrichtungen von OptimaMed mit Spracherkennung ausstatten. „Das spart ärztliche Ressourcen, die immer knapp sind“, weiß er.
Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit den Lösungsanbietern apricon GmbH, Speech Processing Solutions GmbH sowie Nuance Communications realisiert.