Les secrétaires médicales sont un maillon indispensable à l’organisation interne des établissements de santé. Pourtant, au vu de l’augmentation des exigences réglementaires ainsi que de l’activité, et face à une population vieillissante plus exposée aux maladies chroniques, elles doivent faire plus à effectif constant. C’est pourquoi, les responsables des secrétariats médicaux choisissent de plus en plus souvent la reconnaissance vocale cloud pour libérer leurs assistantes médico-administratives (AMA) de la frappe. En s’appuyant sur cette technologie, le rôle de la secrétaire médicale prend indéniablement une nouvelle dimension !
Accompagner la transformation du métier de secrétaire médicale
Recentrer les secrétariats médicaux vers l’accueil/l’orientation du patient et l’assistanat médical est l’un des effets directs de la reconnaissance vocale cloud. De nombreux hôpitaux, à l’instar du CH de Rambouillet et le CHRU de Nancy, s’appuient sur la digitalisation de leurs processus organisationnels pour repenser le travail des AMA, et faire en sorte qu’elles consacrent davantage de temps aux tâches sur lesquelles elles apportent une haute valeur ajoutée.
Cette évolution des missions profite directement aux :
- AMA/secrétariats médicaux : Plus de temps consacré à l’accueil des patients, à la gestion du parcours de soins et à l’aide aux médecins.
- CHR /CHRU/GHT : Temps de frappe des secrétariats reporté sur des tâches de préparation des dossiers pour les médecins et de gestion de la patientèle.
- ESPIC : Temps de frappe mis à profit pour développer de nouveaux services aux patients (par exemple sortie en chambre et enquête satisfaction patient) ou reporté sur des tâches de facturation.
- Direction administrative : Respect des délais de remise des comptes rendus et de la lettre de liaison à J-0 pour atteindre les indicateurs IPAQSS et objectifs qualité de la HAS (conditionnent la dotation IFAQ -Incitation Financière à la Qualité).
- DSI : Pas d’investissement matériel et charges d’exploitation en fonction de l’usage ; et l’infrastructure technique, quand elle existe, peut être réallouée à d’autres applications.
- Patient : Temps d’attente réduit à quelques minutes pour la remise du compte rendu en mains propres, continuité et sécurité du parcours de soins.
Un impact positif sur la Qualité de vie au travail des secrétaires médicales
En s’appuyant sur la reconnaissance vocale cloud, les établissements de santé sont aussi en mesure d’améliorer le quotidien des AMA :
- soulagement de la pénibilité liée à la frappe (réduction de l’exposition aux TMS),
- diminution du stress occasionné par la nature multitâches de leur fonction,
- et amélioration du flux de travail médecin-secrétaire.
En outre, cette technologie est un moyen d’atteindre les objectifs fixés par la Haute Autorité de Santé (HAS) en matière de QVT. En effet, parmi les critères de la certification HAS, la QVT est conditionnée par la mise en place d’une politique impliquant tous les professionnels d’un établissement de santé, y compris les AMA qui ont aussi vu leurs conditions de travail se dégrader.
Dragon Medical One au CH de Rambouillet
Autre effet immédiat de la reconnaissance vocale cloud : le désengorgement des secrétariats médicaux sur la partie frappe et l’accélération de la remise des comptes rendus aux patients ainsi que leur transmission aux médecins traitants. Au CH de Rambouillet, 100 % des comptes rendus sont remis aux patients à l’issue de l’examen (hors IRM). « On a un effet boule de neige avec cette solution ! Ce sont maintenant les urologues qui nous demandent de les équiper, au vu des résultats en cardiologie. Ils veulent eux aussi être équipés de Dragon Medical One afin de développer leur activité et souhaitent que leurs secrétaires se consacrent désormais à la gestion de la patientèle plutôt qu’à la frappe », indique Angélique Laffont, responsable des secrétariats et référente du projet au CH de Rambouillet.
