Plus de 200 médecins des Hôpitaux Civils de Colmar (HCC) utilisent désormais Dragon Medical One pour gagner en efficacité administrative et utiliser le temps économisé pour mieux prendre en charge les patients. Plus de 5 000 heures ont été rendues en un trimestre, en optimisant les processus de documentation médicale grâce à Dragon Medical One.
Les Hôpitaux Civils de Colmar (HCC) sont un Établissement Public de Santé (EPS), composé de 4 sites distincts géographiquement sur la partie ouest de la ville de Colmar. Cet EPS, qui compte 675 médecins et réalise 413 653 admissions par an, est considéré comme l’un des quatre établissements publics de référence en Alsace avec les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, le Centre Hospitalier de Mulhouse et le Centre Hospitalier d’Haguenau.
Afin d’optimiser le processus de la prise en charge des patients, d’assurer une continuité de soins hôpital-médecine de ville, et de réduire la charge de travail des secrétaires, les HCC se sont équipés de Dragon Medical One, la solution de reconnaissance vocale de Microsoft + Nuance portée par l’IA et hébergée dans le cloud en France.
Une implémentation sans aucune difficulté
L’implémentation de Dragon Medical One a été progressive et méthodique avec la mise en œuvre du DPI Easily, et s’est déroulée sans aucune difficulté. « L’équipe Customer Success de Nuance nous a accompagnés dès le début dans la création d’articles et de mémos aidant à utiliser efficacement la solution. Nous avons communiqué sur les avantages de Dragon Medical One à travers des e-mails, des affiches et un article dans la lettre des HCC. Certains médecins ont commencé à s’en servir puis le bouche à oreille a fait son œuvre. Nous avons également proposé une formation individuelle à chaque médecin », soulignent David Kustner et Alexandre Spina, gestionnaires du projet Dragon Medical One aux HCC. « Dragon Medical One ne requiert pas de formation intensive, ni de ressources humaines importantes. Nous avons assuré la formation de 200 médecins avec un accompagnement regroupant l’installation du microphone, la distribution d’un document-mémo, et le paramétrage des insertions automatiques. »
Loïc Moeglin, à la direction des systèmes d’informations aux HCC, témoigne : « Dragon Medical One est une solution simple, fiable et efficace pour les médecins. L’équipe support n’a presque pas besoin d’intervenir. Dragon Medical One est un investissement rentable, car il offre de nombreux avantages et assure une sécurité optimale, étant hébergé dans les centres sécurisés Microsoft Azure en France. »
« Ce qui fait la différence, c’est l’accompagnement personnalisé et les conseils de l’équipe Customer Success de Nuance, qui nous permettent de mesurer notre avancée par rapport à l’objectif fixé par l’établissement, grâce aux statistiques d’usage de Dragon Medical One que nous recevons de manière régulière », ajoute-t-il.
Loïc Moeglin a d’ailleurs pour objectif de soutenir les autres structures du groupement hospitalier de territoire (GHT) afin de leur faire profiter des mêmes avantages que ceux obtenus aux HCC grâce à Dragon Medical One. Un profil cloud unique pour chaque utilisateur favorisera la flexibilité et la mobilité du personnel au sein du GHT.
5 176 heures rendues aux HCC en un trimestre grâce à Dragon Medical One
Loïc Moeglin dresse un premier bilan très positif de la performance de Dragon Medical One : « DMO a permis de réaliser des gains tangibles : l’établissement a récupéré 5 176 heures de travail en un trimestre, et les insertions automatiques offertes par l’outil ont permis d’éviter 10 jours de dictée supplémentaires. Cette solution apporte un bénéfice réel avec un suivi précis des performances », explique-t-il.
En plus de ce gain de temps considérable, Dragon Medical One améliore également la qualité de la documentation. David Kustner et Alexandre Spina ont ainsi observé une meilleure complétude du DPI, DMO permettant aux utilisateurs d’obtenir des notes avec un plus haut niveau de précision. En outre, ils ont constaté un taux de satisfaction des utilisateurs de Dragon Medical One de 99,9%.
Depuis que Dragon Medical One a été implémenté aux HCC, et qu’il fonctionne parfaitement avec le DPI, le Dr Marc Schneider, urologue, a proposé à ses équipes d’en bénéficier. Il entendait aussi soulager les secrétaires d’une charge de travail épuisante et résoudre le problème des retards de courriers. Grâce à Dragon Medical One, les lettres médicales sont remises aux patients à la fin des consultations par les médecins, et les délais de mise à disposition des informations médicales aux autres acteurs de la prise en charge hospitalière sont réduits. Les lettres aux médecins traitants sont transmises par messagerie sécurisée et déposées dans Mon Espace Santé (si le patient y a déjà consenti).
« Dragon Medical One offre une précision et une qualité inégalées, et permet de voir deux fois plus de patients. Nous utilisons les insertions automatiques de Dragon, c’est à dire des textes type, qui nous évitent les répétitions et nous font encore gagner du temps. Avec Dragon Medical One, je peux par exemple dicter un résumé d’un dossier de 300 pages juste en 2 heures, alors que sans la solution, il m’en faudrait 4 », indique le Dr Schneider.
Une amélioration de la qualité de vie au travail induit une meilleure interaction avec le patient
En libérant du temps aux professionnels de santé, Dragon Medical One a contribué à améliorer :
- Le dialogue avec le patient et sa prise en charge, surtout quand la lettre est dictée en temps réel pendant la consultation. « Si le patient ne comprend pas, il pose la question. Cela me permet de repréciser l’information pour une meilleure compréhension », explique le Dr Schneider.
- La communication médicale entre tous les soignants : radiologues, médecins traitants, etc.
- L’ergonomie au travail, et donc la qualité de vie de tous les intervenants : chirurgiens, assistants, internes et surtout secrétaires. En allégeant le poids des plaintes et la souffrance de ces dernières qui croulaient sous les cassettes, « Dragon Medical One a participé à améliorer l’accueil des patients. Il est désormais inenvisageable de travailler sans », conclut le Dr Schneider.
L’optimisation des processus et la continuité des soins assurées entre l’hôpital et la médecine de ville
De son côté, le Dr Marie-Sandrine Mann, spécialiste en médecine physique et de réadaptation, gère diverses consultations au sein des HCC. Elle crée des comptes-rendus spécifiques pour chaque type de consultation, qu’il s’agisse de consultations externes spécialisées (certaines étant plus longues comme la consultation post-AVC ou le bilan sclérose en plaques), de réunions de concertation pluridisciplinaire, ou encore d’avis interservices et de consultations en hôpital de jour.
Dragon Medical One lui a permis de :
- dicter en temps réel et rapidement ses courriers et ses notes dans le DPI, faisant ainsi gagner du temps à la secrétaire qui peut se consacrer à d’autres activités,
- gagner un temps considérable pour retranscrire les antécédents et l’histoire de la maladie d’un patient transféré depuis un autre hôpital,
- participer à une meilleure continuité des soins au sein de l’hôpital et avec la médecine de ville puisque les courriers dictés apparaissent instantanément dans le DPI et sont généralement transmis rapidement aux différents correspondants,
- et également de rédiger ses e-mails.
« Avec Dragon Medical One, l’information précise est affichée instantanément dans le DPI, sans erreur. La solution m’aide dans la rédaction des comptes-rendus de consultation en direct devant le patient, et aussi des lettres à transmettre aux médecins traitants. Je peux ainsi rédiger des comptes-rendus longs et détaillés, en dictant à mon rythme et sans perdre le fil de mes idées », témoigne le Dr Mann.
