Die Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements in Kliniken liegen auf der Hand: je weniger Zeit Ärzte und Pflegepersonal mit der Erstellung und Verarbeitung von Informationen verbringen, desto mehr Freiräume bleiben für die Patientenbetreuung. Doch noch immer hinken viele Krankenhäuser bei der Implementierung neuer digitaler Technologien hinterher, sodass Drucker, Scanner und Faxgeräte weiterhin von zentraler Bedeutung sind.
Papierloses Krankenhaus? Die Realität ist weit entfernt
Laut einer IDC-Studie vom November 2016 arbeiten mehr als 40 Prozent der Gesundheitseinrichtungen weltweit an der Reduktion ihres Papierverbrauchs. Jedoch rechnen die meisten nicht damit, dass sich in den nächsten 2 Jahren an der Ist-Situation wirklich etwas ändert.
Es gibt mehrere Gründe weshalb papierbasierte Dokumentation auch weiterhin ein wesentlicher Bestandteil im Krankenhaus-Alltag ist. So führen beispielsweise unterschiedliche Dokumenten-Management-Systeme innerhalb der Abteilungen sowie zwischen den Krankenhäusern und angeschlossenen Einrichtungen dazu, dass häufig der kleinste gemeinsame Nenner der Kommunikation zum Einsatz kommt: die Papierakte. Effiziente mobile Lösungen, die es Ärzten erlauben, einfach und schnell auf digitale Unterlagen zu zugreifen ist noch eingeschränkt verbreitet. Das führt ebenfalls dazu, dass Stift und Papier noch immer eingesetzt werden. Sie können einfach bedient und überallhin mitgenommen werden.
Neben alten, papierbasierten Prozessen ist es jedoch vor allem das Fax, das die Krankenhäuser von der Digitalisierung abhält. Pro Monat schicken und erhalten Einrichtungen bis zu 1.000 Seiten gefaxte Überweisungen, Untersuchungsergebnisse und andere Dokumente.
Digitalisierung Schritt für Schritt
Die Digitalisierung der Workflows setzt auch voraus, dass Papierdokumente ins digitale System übertragen werden können und umgehend abrufbar sind. Umfassende Digitalisierungskonzepte, die an mehreren Stellen ansetzen vom Druckmanagement über Scan- und Workflowoptimierung bis zu PDF-Programmen und mobiler Dokumentenerkennung – unterstützen dabei.
Die Vorteile sprechen für sich:
- Weniger Druckkosten
- Weniger anfällige Drucker
- Aufnahmedokumente und Patientenakten von Anfang an digital und verfügbar
- Sensible Dokumente mit PDF-Programmen einfach erstellen, konvertieren, editieren und schützen
- Verschlüsselung personenbezogener Daten
Zur digitalisierten Akte gesellt sich als zweite wichtige Technologie im modernen Krankenhaus die Spracherkennung. Sie erkennt den natürlichen Sprachduktus und transkribiert die Informationen sofort ins digitale System. Vor allem hilft sie bei der Bekämpfung eines gefährlichen Zeitfressers: Ärzte und Pfleger verbringen heute vier Stunden pro Tag vor dem Computer, um Akten zu pflegen. Spracherkennung verkürzt diese Zeit massiv – eine Studie des Universitätsklinikums Düsseldorf hat gezeigt, dass der Dokumentationsprozess mit Spracherkennung 26 Prozent schneller abläuft. Auch Umfang und Details nahmen in den Berichten, die mit Spracherkennung verfasst worden waren, deutlich zu: sie waren 82 Prozent länger. Spracherkennung sorgt im Übrigen nicht nur für schnellere und umfassendere Dokumentation, sondern hebt nachweislich die Stimmung des klinischen Personals um 21 Prozent.
Fazit
Spracherkennung und digitale Dokumentenverarbeitung sparen wertvolle Zeit im Krankenhaus. Das Leben von Personal und Patienten erleichtert und vor allem die Digitalisierung im Gesundheitswesen vorangebracht. Doch egal wie modern die Lösungen sind – sie bleiben Tools und ersetzen nicht das eigene Denken. Für einen gelungenen Einsatz ist daher konstantes Feedback einer Nutzergruppe ebenso wichtig, wie der Einsatz am richtigen Ort. Beide Werkzeuge bieten Krankenhäusern einen guten Ansatzpunkt, ihre Digitalisierung kräftig voranzutreiben, und dabei die Qualität ihrer Leistungen zu verbessern.